O objetivo desse artigo é estimular o debate sobre os benefícios e riscos que toda empresa enfrenta ao lidar com projetos de TI (Tecnologia de Informação).

 

 

Os Benefícios

 

Em linhas gerais, um sistema de informação gera beneficio para uma empresa ao reduzir o custo de produção de determinados produtos e serviços ou agregando mais valor aos mesmos.

Em muitos casos, principalmente nos negócios onde a necessidade de tratar informação é muito grande, a TI pode aumentar a eficácia e eficiência dos processos de forma muito impressionante.

Em outros casos, a Tecnologia da Informação pode adicionar características ao produto ou serviço que permitirá a empresa se diferenciar da concorrência ou mesmo se igualar aos líderes de seu setor.

Há cerca de cinqüenta anos, era possível ver muitas empresas calculando os salários de seus empregados de forma manual, registrando tudo em cadernos. Hoje, a maioria das empresas utiliza no mínimo um computador com uma planilha eletrônica de forma fácil e bem rápida, economizando horas e horas de trabalho para calcular a folha de pagamento da empresa.

Quando olhamos para o exemplo da folha de pagamento, é fácil visualizar o quanto a Tecnologia da Informação pode beneficiar uma empresa do ponto de vista de redução de custo, o que até seria uma diferenciação, se os concorrentes ainda não pudessem, por alguma razão, utilizar a TI para calcular a folha de pagamento, e, neste caso, certamente estaríamos falando de uma vantagem competitiva, que seria duradoura na medida em que os concorrentes tivessem dificuldades para copiar a técnica.

Nos setores bancário e de publicidade podemos encontrar ótimos exemplos de redução de custo e diferenciação obtidos a partir da Tecnologia da Informação. Afinal, estamos falando de setores onde a matéria prima principal trata-se de informação, e, em casos como esses, a Tecnologia da Informação passar a ter um valor estratégico para a empresa muito forte. Tão forte que pode determinar quem permanece no negócio, quem sai e quem é líder.

Em casos onde o tratamento da informação é estratégico, com a TI as empresas poderão aumentar tanto a escala que poderão, por exemplo, ganhar poder de barganha com seus fornecedores e clientes a ponto de melhorar suas margens de lucro. Elas poderão ainda criar uma vantagem muito grande com relação aos produtos substitutos, criar barreiras para dificultar a entrada de novos players no negócio, ganhar velocidade para conquistar novos clientes, deixar os concorrentes para trás. Enfim, poderão mudar uma estrutura de todo um setor e quem sabe até, determinar muitos players do mercado. Não é por acaso que os maiores bancos do mundo e do Brasil são líderes e pioneiros no uso da Tecnologia da Informação.

Como é revelado em um dos seus livros, Alan Greenspan, ex-presidente do FED (Banco Central Americano), deixa notar que o avanço da Tecnologia da Informação pode até contribuir para redução de preços e controle da inflação.

Dito tudo isso, já dá para termos uma boa idéia dos benefícios da TI para os negócios e sociedade.

 

Os Riscos

 

Ainda utilizando o exemplo da folha de pagamento, poderíamos facilmente perceber que não faz sentido uma empresa utilizar a TI para calcular a folha de pagamento de três funcionários. Mesmo que um computador possa fazer tal cálculo em um minuto, só teria sentido se aqueles mesmos quarenta minutos do profissional da folha de pagamento por mês, gastos na construção da folha de pagamento de três funcionários, possam ser aplicados numa outra atividade cujo valor supere o investimento no projeto de TI mais o custo do capital empregado. Ou seja, investir ou não num projeto de TI depende muito de como cada negócio funciona. E é aí que reside o primeiro risco dos projetos de TI. É preciso ter um ótimo conhecimento do negócio, dos benefícios de negócios que se quer alcançar com projetos de TI, como medi-los, e conhecer como esses benefícios serão alcançados. Nesse ponto é bom lembrar também que um projeto de TI é chamado de projeto porque se trata de um conjunto de tarefas que serão realizadas para construir um sistema para um fim específico. Construir um sistema de folha de pagamento é um evento não recorrente, construí-lo na década de 50 é uma coisa bem diferente de construir um sistema de folha de pagamento na década de 90. O negócio muda, surgem novos meios de pagamento, outros tipos de documentos estão envolvidos, o regime de contratação também muda, a tecnologia empregada é outra, o custo de desenvolvimento também é outro. Assim, cada projeto é diferente do outro, no espaço e no tempo.

A afirmação de que nenhum projeto é igual a outro nos remete a uma série de outros riscos, como: se estamos falando de algo que nunca foi feito antes, o que nos garante que determinado projeto possa ser realizado dentro do prazo, custo e com a qualidade esperada?

A resposta para essa pergunta é: nada. Nada pode garantir que determinado projeto seja realizado dentro do prazo, custo e qualidade esperada. O que existem são técnicas que podem maximizar as chances de sucesso e até mesmo aumentar a chances de superação das expectativas. Mas ainda estamos falando em probabilidades.

A primeira técnica, bem conhecida dos contabilistas e financistas, é sempre procurar trabalhar com estimativas conservadoras. No caso de projetos de software, principalmente no início do projeto, é bom trabalhar com estimativas bem conservadoras. Se mesmo com tais estimativas acreditar que ainda vale pena seguir com o projeto, então vá em frente.

Até mesmo em projetos que se dizem impossíveis de adiamento, uma boa estimativa pode sinalizar que o custo de completar o projeto pode ser maior do que perder determinada oportunidade de negócio.

Outro risco comum é falta de participação do cliente no projeto. Nesse caso, queremos dizer por cliente, o especialista no negócio, aquele que conhece os reais motivos da existência do projeto. Tem muita gente que acredita ser possível escrever um conjunto de características e esperar que se construa um sistema de informação seguindo tal descrição. Mas isso é uma ilusão, o negócio é um tipo de saber, conhecimento, e como tal, está sujeito a uma série de interpretações e vieses, onde características psicológicas afetam a definição de negócio. Assim, uma idéia que pode parecer um benefício em um momento, pode parecer uma péssima decisão em um outro momento. É preciso cuidado.

Já vimos que a Tecnologia da Informação pode trazer benefícios fabulosos para determinadas empresas. Vimos também que projetos de TI envolvem uma série de riscos em relação a custo, ao produto, à qualidade e prazo. Estamos de falando de desafios. E é isso: cada projeto é um desafio.

 

Uma proposta de solução

 

A comunidade de Engenharia de Software vem trabalhando de diferentes formas na condução de projetos de Tecnologia de Informação. O fato é resultante de uma busca constante em entregar sistemas de informação com melhor qualidade e menor risco.

É nesse ambiente que surgiram tecnologias de processo como RUP, CMMI, SCRUM, FDD e outros. Estamos falando agora do método de conduzir projetos de Engenharia de Software, que parece estar dando bons resultados e tendo uma boa aceitação pelas empresas.

 

Aguarde, que outro dia falaremos mais sobre isso.